Behandling av personuppgifter

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadresser.

När du ställer dig i vår bostadskö

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från social­nämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter av­slagsbeslutet.

Vi är ett kommunalt allmännyt­tigt bostadsföretag och omfattas av tryckfri­hetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmän­na handlingar i vårt arkiv. Allmänna handling­ar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kon­trollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmän­na handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokument­hanteringsplan.

Kamerabevakning

I vår lokal på Stålvägen 5C finns trygghetskameror för att kunna förebygga och utreda brott. Bevakningen omfattar reception samt besöksrum. Bevakning får ske under arbetstid kl. 7.00–17.00 med rätt till bildinspelning. Bevakningen sker endast efter aktivering av larm. När personalen aktiverar larmet kan Securitas AB bevaka situationen i realtid.

Inspelat material som inte behövs för att upptäcka och utreda brott raderas omedelbart. Vår kameraövervakning sker med stöd av intresseavvägning utifrån ändamålet att öka tryggheten och säkerheten för kunder och anställda. Dessutom baseras vår intresseavvägning på att bildmaterial enbart gås igenom om det finns brottsmisstankar samt att bildmaterial raderas från inspelning när brottsmisstanke inte längre föreligger vilket bedöms utgöra en begränsad risk för de registrerades friheter och rättigheter. Denna risk anses rimlig i jämförelse med risken för att utsättas för brott om trygghetskameror inte hade funnits i våra lokaler. Vid misstanke om brott kan bildmaterialet komma att lämnas ut till polisen. Endast ett fåtal behöriga personer på Witalabostäder AB och Securitas AB kommer ha tillgång till det inspelade materialet.

Google recaptcha

För att skydda oss från spamattacker via vår webbplats använder vi oss av "Google recaptcha" i våra formulär. recaptcha är en service som tillhandahålls av Google Inc., 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google").

Recaptcha används för att avgöra om data som skickas in på vår webbplats (till exempel via formulär) kommer från en person eller ett automatiserat program. För att kunna göra detta analyserar Recaptcha beteendet hos besökaren av webbplatsen baserat på olika egenskaper. Denna analys påbörjas automatiskt så snart besökaren börjar använda webbplatsen. Recaptcha analyserar en mängd olika information, exempelvis ip-nummer, hur länge besökaren varit på webbplatsen, musrörelser, med mera. Den data som samlas in under analysen skickas sedan vidare till Google.

Analysen som Recaptcha genomför sker helt i bakgrunden, och besökaren får ingen visuell eller liknande påvisning om att detta sker.

Användandet av Recaptcha och datan den samlar in har stöd i Art. 6 (1) (f) GDPR. Det innebär att innehavaren av webbplatsen har rätt att skydda sin webbplats från automatiserat spam och andra attacker.

Mera information om Google recaptcha och dess sekretess och användarvillkor finns hos Google. Länk till annan webbplats.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag. Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har också rätt att klaga på hur vi behand­lar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

När du kontaktar oss via sociala medier

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Witalabostäder, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (till exempel till företaget/organisationen som driver det sociala mediet, som exempelvis Facebook). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Personuppgiftsansvarig

Witalabostäder AB , 574 80 Vetlanda, org.nr 556347-7297 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.